Cobros.

La máxima en la venta es : “  La venta  no está del todo realizada hasta que no se ha cobrado ” .

El Cobro es la parte de la gestión del vendedor más sensible. Una cuestión sumamente delicada por la tensión que puede originar a veces a la hora de cobrar.

Mel Lewis hace mención en su libro “ Como mejorar los sistemas de cobros “ de las palabras de Robert J Ringer, que en su libro “ Ganar a través de la intimidación ” considera que en la gran mayoría de libros de técnicas de ventas, casi siempre no se tiene en cuenta el factor Cobro, como parte de la estrategia de venta.

Pere Brachfield en su libro“ Gestión de Crédito y Cobro ” nos dice que “ La  venta que no se cobra, en lugar de aportar un margen comercial provoca una pérdida por el total del coste del producto vendido y provoca el lucro cesante del beneficio esperado ”.

Para Luis Salvatierra, Director para España y Portugal de Intrum Justitia, consultora europea líder en la gestión del cobro, “ pagar a tiempo supone reactivar el motor de las empresas, la liquidez, algo que se hace cada vez más necesario, especialmente para las PYMES ”.

Una gestión de  cobro se genera por la fórmula de pago del cliente, a través de recibo, o por el impago de una factura, de la que no siempre el deudor o cliente ha tenido la culpa de tal motivo, pues puede deberse a causa ajenas al mismo, bien por errores de facturación, por una entrega incorrecta o errónea, por una mercancía defectuosa, por un error en las condiciones de pago, o por una tardanza en la entrega del pedido que origina a veces que el cliente devuelva la letra por un vencimiento que se queda más corto ; en otras ocasiones por las dudas que el departamento de administración del cliente no sabe interpretar de una factura ; por errores bancarios, que también se originan a veces, o por cualquiera de los múltiples motivos que puedan originar la causa de tal impago, lo cual genera tardanza en el cobro de las facturas, y un coste añadido. Como nos expresa Pere Brachfield en su libro“ Gestión de Crédito y Cobro ” “ aproximadamente entre el 20 y el 70% de los problemas de cobro de las empresas, son debidos a bloqueos en el abono de las facturas ordenados por clientes insatisfechos que retienen el pago como consecuencias de deficiencias que han tenido la empresa proveedora en la calidad del servicio al cliente o a errores en la facturación de los pedidos ”.

¿ Que es un procedimiento concursal ( suspensión de pagos ) ? : es aquel que trata de buscar la solución a las obligaciones pendientes de pago que tiene el deudor, a través de acuerdo o convenio, o a través de liquidación forzada de sus activos. Se pueden dar dos situaciones diferentes : Una , que el deudor tenga una insolvencia temporal por que no tenga la suficiente liquidez para poder pagar las deudas pendientes en ese momento, y otra, que la insolvencia sea definitiva, porque el deudor no tenga los suficientes activos para poder responder a sus deudas.

En los dos casos se accede a un procedimiento concursal, que puede variar según la legislación, pero que suele tener dos clases de salida :

1. Acuerdos de quita y espera : Donde los acreedores, con la intención de cobrar al menos una parte de su deuda, acuerdan disminuir o quitar parte de la deuda pendiente con un porcentaje de menos sobre el dinero pendiente o deuda, o bien en otros casos, acogerse o diferir el vencimiento.
2. Procedimiento de liquidación de bienes : Al que se llega si no ha habido acuerdos de quita y espera. En este caso los acreedores se ordenarán por orden de prelación de sus créditos, y cobrarán en orden hasta que se terminen todos  los bienes por liquidar.

Mel Lewis nos dice que “ el cobrar deudas vencidas constituye una preocupación que consume tiempo , dinero y energía  ” .

Efectivamente la gestión de cobro de un impagado nos hace dedicar un tiempo para ir a cobrar, un desplazamiento, y un gasto extra para tal gestión. Todo esto tiene un coste, que al aplicarlo  como ratio sobre ventas, nos dará a conocer un porcentaje, que pasado de un nivel normal estipulado por la empresa como tal, empezaría a preocupar a la misma.

Nos expresa Lewis que “ Una de las razones por las que la gente no paga puntualmente es que el no pagar resulta rentable. En tanto sea más económico no pagar las facturas que pedir un crédito al banco, se seguirá sin pagar las deudas. Cuanto más tiempo atrase el deudor el pago de la deuda, tanto mayores serán los intereses que obtenga de ella ”.

Pere Brachfield en su libro “ Gestión de Crédito y Cobro ” nos dice que “ muchas empresas que en sentido estricto no pueden ser calificadas como morosas, demoran intencionadamente los pagos a proveedores para obtener beneficios atípicos gracias al << float comercial >>**  obtenido con los flujos de efectivo retenidos ”.

** Recordemos que el Float Comercial es el periodo de tiempo que transcurre desde la entrega del producto al cliente, hasta la fecha de cobro, y el Float Financiero es el periodo que va desde la percepción del documento de cobro hasta la disponibilidad real del dinero.

Según nos dice Brachfield  “ a la empresa siempre le interesa cobrar las ventas en el menor tiempo posible, ya que cuanto menor sea el plazo de cobro de una venta , es menor el riesgo de que el cliente le sobrevenga una insolvencia ” y por otro lado “ cuanto mayor sea el plazo de cobro que han de soportar las empresas, mayor será la masa de cuentas a cobrar que tendrá en sus balances, y por consiguiente mayor será el coste financiero que experimentará ”.

Hoy son muchos los medios de pago ( letra de cambio, giro bancario, el cheque personal o el cheque bancario, el pagaré, el aval personal o el bancario, la garantía hipotecaria como garante de pago con un bien hipotecario, la prenda, el confirming, la factura Pro-Forma, el pago centralizado por Cadena … )  y todos se emplean muy comúnmente. Mel Lewis nos expresa que   “ los cheques no son monedas de curso legal, pero un cheque si es un contrato. El firmante del cheque dice tener dinero en el banco en la cantidad señalada, dinero que será del tomador del cheque con solo presentarlo al cobro. Si cuando se va cobrar el cheque, no hay dinero suficiente en el banco, esto supone un incumplimiento del contrato, lo cual es perseguible.

Los cheques que el banco devuelve sin pagar suelen ir marcados con uno de los siguientes rótulos : << no conforme >> , << incorriente >> ( o << no hay saldo >> ) , << falta de firma >>. Al cliente cuyos cheques entran en alguna de las dos primeras categorías siempre cabe la posibilidad de recordarle que ha incurrido en delito pues tal es el extender un cheque a sabiendas de que no hay fondos que lo respalden . Lo de a << sabiendas >> podría ser el punto difícil de la cuestión : pero tampoco está mal recordarle la gravedad del error. Los cheques impagados constituyen una prueba irrefutable ante un tribunal , cosa que también se puede recordar al deudor. La indicación de << no conforme >> puede obedecer a defectos de forma que acaso puedan corregirse mediante una rectificación visada por el librador, pero la indicación de << incorriente >> ( o la más descarada de no hay saldo ), demuestra  que el deudor no tiene ni blanca en la cuenta a la que corresponde el talón. La indicación de << falta de firma >> puede indicar la carencia absoluta de ella, o la de una segunda o tercera firma que sea(n) necesaria(s)  para la plena validez del cheque. Se entiende que estas indicaciones aparecerán en los cheques ingresados para su abono en cuenta y devueltos por la Cámara de Compensación por alguna de las razones expuestas. Los que se presentan al cobro en ventanilla llevarán la indicación de pago parcial ( cuando no se haga el total ) o la sustitutiva del protesto si no se paga nada y el tenedor del cheque la solicita ”.

Las empresas pueden solicitar unos sistemas de seguros de cobros , a través de Agencias dedicadas a ello. El seguro del crédito cubre un porcentaje de las cuentas a cobrar, y tiene un coste que puede oscilar entere un 0,25 y un 1% según nos expresa Lewis . Estas Agencias aseguran un activo muy importante para las empresas, el Crédito, que como nos dice Lewis , “ tan expuesto se encuentra al riesgo de la insolvencia ” .

Otras fórmulas de cobro es el Factoraje o Factoring , que consiste en que una empresa cede a una empresa de factoring, créditos comerciales ( cartera de cobros a clientes : facturas, recibos, letras ,… ) , a fin de su gestión de cobro, con lo que la empresa de factoring asume los riesgos relativos al cobro . Esto conlleva una comisión por parte de la empresa hacia la empresa de factoraje .

El Factoring consiste en ceder un crédito comercial a corto plazo de una factura a una entidad Financiera que adelanta el importe y después se ocupa de cobrar el dinero al deudor en la fecha acordada.

La diferencia entre el Factoring y el Seguro de Crédito , según nos expresa Luis Roig Sancho en su libro “ Como eliminar los impagados ” está en :

• El Factoring asegura el 100% de las operaciones aceptadas .
• El Factoring  gestiona el cobro de la deuda en su vencimiento .
• Y el factoring financia anticipadamente al vencimiento evitando la operación del proveedor con un banco .

Otro medio de pago es el Confirming, que es un servicio de pago a proveedores, por lo que la entidad financiera es la encargada de pagar y gestionar las facturas de los proveedores, donde también se le da la opción de cobro anticipado, cobrando una comisión y un tipo de interés de anticipo por cobrar antes la factura, sin tener que esperar a su vencimiento estipulado.

El Factoring es un servicio de cobros, y el Confirming es un servicio de pagos.

Roig Sancho nos presenta otras distintas fórmulas para asegurarse el cobro que pueden utilizar las empresas, como es el Aval Bancario, como garantía que el banco aporta para seguridad de cobro de la empresa. Se puede dar el caso también de que el avalista pudiera ser una persona física o jurídica con garantías suficientes.

Otro sistema de cobro puede ser el Crédito Documentario Interior , muy empleado y documento básico en las transacciones y operaciones de exportación , pero que también se utiliza en operaciones nacionales , que puede suplir al aval , pero que condiciona la actuación del proveedor por una serie de cláusulas .

Y como sistema de cobro, donde se aplica el riesgo directamente al cliente, es la Factura Pro-Forma, donde el cliente debe pagar previamente la factura  expedida para posteriormente enviarle la mercancía. En los casos, como nos cometa Roig Sancho, si al cliente que paga a través de este medio de pago, se le aporta una ventaja económica interesante, bien en forma de descuento, o bien como compensación en mercancía, es muy posible que acepte esta opción como medio de pago. Como nos expresa Roig Sancho : “ Cabe destacar que desaparecen los gastos financieros correspondientes al giro bancario, lo cual es una ventaja económica importante y redunda en el aumento de circulante de la empresa, que puede operar con menores riesgos ” .

Pere Brachfield nos explica que con la factura Pro-Forma se adelanta el pago de la transacción “ para evitar las implicaciones fiscales del IVA en caso de impago, y remitirla al cliente con las instrucciones de realizar el pago mediante transferencia o cheque bancario confirmado. A partir de la recepción del pago se puede expedir la mercancía y emitir la factura definitiva. La Pro-Forma tiene efectos jurídicos de contrato como si fuera la aceptación de un presupuesto desde el momento en que el cliente efectúa el pago, aceptará totalmente el pedido y las condiciones fijadas por el proveedor ”.

Luis Roig Sancho en su libro “ Como eliminar los impagados ” nos expresa que : “  La clave para evitar los impagados futuros consiste en el seguimiento de los clientes activos y en la aplicación de unos criterios de seguridad a la hora de aceptar un cliente nuevo .

La consecuencia final de los impagados es un encarecimiento de la distribución, que afecta directamente al consumidor .

Para las empresas , los clientes que le originan impagos son rotundamente negativos porque :

• Le hacen mantener una falsa facturación  que no llega a buen fin.
• Le aumentan los costes financieros.
• Le aumentan los gastos de estructura, al tener que atender una nueva carga de trabajo, administrativo y comercial , para cobrar las devoluciones.
• Inciden directamente en la descapitalización de la empresa, ya que los bancos obligan a mantener unas imposiciones garantes, paralelas al riesgo y al índice de impagados ” .